Minder papierwerk, meer tijd voor inspecties
Stichting Ouderenhuisvesting Rotterdam (SOR) zet zich in voor een prettige woonomgeving voor senioren in Rotterdam.
Een belangrijk onderdeel van het woningbeheer is het uitvoeren van mutatie-inspecties. Wanneer een huurder vertrekt en een nieuwe huurder zich aandient, moet de woning worden gecontroleerd op onderhoud, herstelwerkzaamheden en opleverpunten.
Dat proces verliep grotendeels op papier. Inspecteurs werkten met checklists die later handmatig werden verwerkt en gedeeld met collega's en aannemers. Dit kostte veel tijd en vergrootte de kans op fouten.
SOR wilde het proces digitaliseren en tegelijkertijd de samenwerking tussen alle betrokken partijen verbeteren.
Van losse formulieren naar één digitaal proces
Samen met SOR ontwikkelde Finalist de InspectieApp.
De applicatie ondersteunt het volledige mutatieproces: van voorinspectie tot eindinspectie. Inspecteurs leggen bevindingen direct vast op locatie, waardoor informatie direct beschikbaar is voor alle betrokkenen.
Zo ontstaat één centraal proces waarin informatie niet langer handmatig hoeft te worden verwerkt.
Ontwikkeld voor de praktijk
Bij de ontwikkeling stond gebruiksgemak centraal.
Inspecteurs werken vaak op locatie en hebben niet altijd toegang tot een stabiele internetverbinding. Daarom is de applicatie ontworpen voor gebruik op een tablet en kan deze ook offline worden gebruikt.
De app ondersteunt inspecteurs bij iedere stap van het proces.
Belangrijke functionaliteiten zijn:
- Digitale inspectiechecklists
- Vastleggen van bevindingen per ruimte
- Direct foto's toevoegen aan dossiers
- Automatische kostenindicaties via een gekoppeld prijzenboek
- Digitale ondertekening door huurders
- Automatische opslag en archivering van gegevens
Hierdoor beschikken inspecteurs altijd over actuele informatie en kunnen zij sneller werken.
Meer duidelijkheid voor huurders
Ook huurders profiteren van de nieuwe werkwijze.
Tijdens de inspectie kunnen zij direct meekijken op de tablet. Eventuele gebreken worden besproken en vastgelegd, inclusief foto's en kostenindicaties.
Na afloop ontvangen zij een digitale samenvatting van de inspectie. Daardoor weten zij precies welke acties nog nodig zijn voordat de woning wordt opgeleverd.
Dit zorgt voor meer transparantie en minder misverstanden.
Een gestroomlijnd inspectieproces
De InspectieApp ondersteunt het volledige traject van woninginspectie.
Van voorbereiding en voorinspectie tot eindcontrole en eventuele herstelopdrachten.
Wanneer tijdens de eindinspectie blijkt dat werkzaamheden nog nodig zijn, kan direct een opdracht worden doorgezet naar een aannemer. Ook sleutels, meterstanden en overige gegevens worden digitaal geregistreerd.
Daardoor verloopt het proces sneller en overzichtelijker.
Het resultaat
Met de InspectieApp heeft SOR het mutatieproces volledig gedigitaliseerd.
Dat levert concrete voordelen op:
- Minder administratieve handelingen
- Snellere verwerking van inspecties
- Betere samenwerking tussen inspecteurs, kantoor en aannemers
- Minder kans op fouten
- Meer inzicht in de status van woningen
- Meer duidelijkheid voor huurders
Sinds de introductie van de applicatie is de tijd die nodig is voor het afhandelen van inspecties met 30 procent verminderd.
Digitalisering die direct waarde toevoegt
De InspectieApp laat zien hoe digitale oplossingen dagelijkse processen eenvoudiger maken.
Inspecteurs besteden minder tijd aan administratie en meer tijd aan hun kerntaak. Huurders weten beter waar zij aan toe zijn. En SOR beschikt over actuele informatie om sneller beslissingen te nemen.
Een praktische oplossing die efficiëntie, transparantie en dienstverlening samenbrengt.